Czym są e-doręczenia?
E-doręczenia to nowoczesna forma komunikacji z administracją publiczną. Dzięki niej urzędy, sądy i inne instytucje publiczne mogą przesyłać dokumenty drogą elektroniczną z mocą równą tradycyjnemu listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru. System działa w oparciu o tzw. adres do doręczeń elektronicznych (ADE) wpisywany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
Podstawą prawną jest ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320, dalej: u.d.e.).
Kogo dotyczy obowiązek e-doręczeń?
1. Spółki prawa handlowego wpisane do KRS
Nowe spółki – od 1 stycznia 2025 r.
Każda spółka rejestrowana w KRS od 1 stycznia 2025 r. musi mieć już na etapie wniosku rejestracyjnego założoną skrzynkę e-Doręczeń i podany adres do doręczeń elektronicznych.
Spółki zarejestrowane przed 1 stycznia 2025 r. – od 1 kwietnia 2025 r.
Wszystkie spółki wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 r. są zobowiązane do posiadania adresu e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 r. Muszą go zgłosić do sądu rejestrowego (KRS) poprzez aktualizację danych.
Obowiązkowo z e-Doręczeń muszą korzystać także przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego.
2. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG (osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą)
Zgodnie z przepisami, obowiązek dotyczy również przedsiębiorców z CEIDG.
Terminy przedstawiają się następująco:
Nowi przedsiębiorcy – od 1 stycznia 2025 r.
Każda osoba fizyczna składająca wniosek o wpis do CEIDG od 1 stycznia 2025 r. ma obowiązek wskazania adresu do doręczeń elektronicznych.
Przedsiębiorcy wpisani przed 1 stycznia 2025 r. – najpóźniej do 30 września 2026 r.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które zostały wpisane do CEIDG przed 2025 r., mają czas na uzupełnienie swojego wpisu o adres e-Doręczeń do końca września 2026 r.
Jak założyć adres do doręczeń elektronicznych?
Wejdź na stronę biznes.gov.pl
Zaloguj się profilem zaufanym lub e-dowodem
Załóż skrzynkę e-Doręczeń
Uzyskaj adres do doręczeń elektronicznych (ADE)
Zgłoś go odpowiednio:
do KRS – dla spółek,
do CEIDG – dla JDG (jednoosobowych działalności gospodarczych).
Co grozi za brak skrzynki e-Doręczeń?
Dla spółek:
Możliwe wezwanie z sądu rejestrowego do uzupełnienia wpisu,
Możliwość nałożenia grzywny,
Problemy z odbiorem korespondencji urzędowej i sądowej.
Dla przedsiębiorców z CEIDG:
Brak dostępu do pism z urzędów (np. ZUS, US, KAS),
Ryzyko doręczenia pism „fikcyjnie” – zgodnie z art. 43 u.d.e., uznaje się doręczenie za dokonane po 14 dniach od udostępnienia.
Podsumowanie
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania adresu e-Doręczeń obejmuje wszystkich nowych przedsiębiorców – zarówno w KRS, jak i w CEIDG.
Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek dotyczy również spółek zarejestrowanych przed tą datą.
Do 30 września 2026 r. obowiązek ten obejmie wszystkich przedsiębiorców z CEIDG zarejestrowanych wcześniej.
Nie czekaj na ostatni moment – wdrożenie e-doręczeń to nie tylko obowiązek prawny, ale i realne ułatwienie w prowadzeniu działalności. Potrzebujesz wsparcia prawnego lub technicznego? Skontaktuj się z nami – pomożemy przejść cały proces krok po kroku.