Jak chronić dane osobowe w branży logistycznej?

Wprowadzenie: RODO w trasie, czyli dlaczego ochrona danych to nie tylko obowiązek, ale i przewaga konkurencyjna

W dobie cyfryzacji branży TSL (Transport–Spedycja–Logistyka), firmy transportowe przetwarzają ogromne ilości danych osobowych: dane kierowców, klientów, kontrahentów, dane lokalizacyjne czy informacje z tachografów. Niestety – każda z tych informacji może być potencjalnie zagrożona.

Właśnie dlatego RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) ma bezpośrednie zastosowanie w codziennym funkcjonowaniu firm transportowych. Niezależnie, czy przewozisz towary po kraju, czy masz międzynarodową flotę – musisz wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane osobowe.

Kogo dotyczy RODO w transporcie?

Z perspektywy prawnika:

Każda firma, która przetwarza dane osobowe, podlega pod RODO – niezależnie od wielkości. W branży transportowej dane osobowe pojawiają się m.in. w:

umowach z kierowcami i pracownikami biurowymi,
systemach monitorowania pojazdów (GPS),
rejestracjach czasu pracy i tachografach cyfrowych,
dokumentacji przewozowej (CMR, faktury),
komunikacji z klientami B2B i B2C.

Wszystko to oznacza, że nawet niewielki przewoźnik musi zadbać o zgodność z przepisami o ochronie danych.

Jakie dane osobowe przetwarza firma transportowa?

Z perspektywy Inspektora Ochrony Danych (IOD):

Najczęściej spotykane dane w transporcie to:

dane identyfikacyjne kierowców: imię, nazwisko, PESEL, prawo jazdy,
dane lokalizacyjne z urządzeń GPS (które mogą być uznawane za dane osobowe),
nagrania z monitoringu (np. kamery w kabinach lub magazynach),
dane kontaktowe klientów i kontrahentów,
dane dotyczące zdrowia – np. zaświadczenia lekarskie kierowców.

Jeśli te dane wyciekną, firma naraża się na wysokie kary administracyjne i utratę reputacji.

Obowiązki firmy transportowej wynikające z RODO

Z perspektywy prawnika i IOD:

Realizacja obowiązku informacyjnego – przekazywanie kierowcom i klientom informacji o celach i podstawach przetwarzania danych.
Zawarcie umów powierzenia przetwarzania danych – np. z firmą księgową, dostawcą GPS, operatorem systemu kadrowego.
Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania (RODO art. 30) – dokumentowanie kto, co, kiedy i dlaczego przetwarza.
Ocena ryzyka i analiza DPIA – szczególnie przy przetwarzaniu lokalizacji lub monitoringu.
Szkolenie pracowników – każdy kierowca czy spedytor powinien wiedzieć, jak bezpiecznie przetwarzać dane.
Zabezpieczenia techniczne – szyfrowanie dysków, hasła, kontrola dostępu, backup danych.

RODO a monitoring GPS i tachografy – gdzie leży granica?

Z perspektywy eksperta IT i IOD:

Systemy lokalizacji GPS czy tachografy cyfrowe są bardzo przydatne – ale jednocześnie stanowią źródło wrażliwych danych. RODO nie zabrania ich stosowania, ale wymaga uzasadnienia i proporcjonalności.

👉 Przykład: Nie można wykorzystywać danych GPS do śledzenia prywatnych tras kierowcy po pracy, jeśli nie ma ku temu podstawy prawnej (np. zgody lub obowiązku prawnego).

Ważne jest też:

ograniczenie retencji danych (nie przechowuj danych lokalizacyjnych bez końca),
informowanie kierowców o zakresie monitoringu,
wdrożenie zabezpieczeń IT (np. szyfrowanie transmisji GPS).

Kary za naruszenie RODO w transporcie

Naruszenia RODO mogą skończyć się:

grzywną do 20 mln euro lub 4% rocznego globalnego obrotu (w zależności od tego, która wartość jest wyższa),
postępowaniem kontrolnym UODO,
koniecznością wypłaty odszkodowań osobom, których dane zostały naruszone.

Przykłady z rynku pokazują, że kontrole w sektorze transportowym nie są rzadkością – szczególnie w kontekście nieprawidłowego monitoringu lub nieuprawnionego dostępu do danych.

Jak przygotować firmę transportową do RODO?

Z perspektywy eksperta IT i prawnika:

Zatrudnij Inspektora Ochrony Danych (lub wyznacz odpowiednią osobę).
Dokonaj przeglądu wszystkich procesów, w których pojawiają się dane osobowe.
Wdróż polityki i procedury ochrony danych (np. politykę retencji, procedurę zgłaszania naruszeń).
Szkol personel – od kierowców po dział kadr.
Skontroluj zabezpieczenia IT – audyt systemów, kopie zapasowe, aktualizacje, kontrola dostępu.
Zadbaj o dokumentację RODO – gotową na wypadek kontroli.

Podsumowanie

RODO w firmie transportowej to realna odpowiedzialność, a nie tylko formalność. Wdrożenie zgodnych z przepisami procedur, zabezpieczeń i szkolenia to dziś fundament bezpiecznego i profesjonalnego działania w branży logistycznej. Zadbaj o dane osobowe – tak samo, jak dbasz o flotę i kierowców. W trasie nie ma miejsca na awarie – także w ochronie danych.