Rozliczanie paliwa w firmach transportowych i skuteczne sposoby na optymalizację kosztów
W firmach transportowych paliwo od lat pozostaje jednym z największych elementów kosztowych. W przedsiębiorstwach realizujących przewozy krajowe i międzynarodowe jego udział potrafi sięgać nawet 30% wszystkich kosztów operacyjnych. Nic więc dziwnego, że dokładne rozliczanie paliwa, kontrola zużycia oraz optymalizacja zakupów stają się kluczowe dla utrzymania rentowności — zwłaszcza przy dynamicznych zmianach cen ropy, niestabilnych stawkach frachtowych i rosnących kosztach pracy.
Dlaczego kontrola paliwa ma tak duże znaczenie?
Cena oleju napędowego potrafi zmieniać się z tygodnia na tydzień. Przy dużej flocie nawet kilkanaście groszy różnicy na litrze przekłada się na realny wynik finansowy firmy.
Dodatkowym wyzwaniem jest różnica między spalaniem teoretycznym a rzeczywistym. Wpływają na nią m.in.:
- styl jazdy kierowcy,
- masa i obciążenie zestawu,
- profil trasy,
- warunki pogodowe.
Różnice mogą sięgać kilkunastu procent, dlatego kluczowe jest oparcie rozliczeń na rzetelnych danych i regularnej kontroli.
Skąd zbierać dane o paliwie?
1. Karty paliwowe
Najpopularniejsze źródło danych. Umożliwiają:
- dostęp do przejrzystych zestawień,
- ograniczanie produktów,
- ustalanie limitów,
- negocjowanie rabatów.
2. Telematyka
Daje najdokładniejsze dane, m.in.:
- rzeczywiste spalanie,
- praca na biegu jałowym,
- prędkość,
- obciążenie pojazdu.
3. Własne zbiorniki paliwowe
Pozwalają tankować w najbardziej opłacalnym miejscu i obniżać koszty zakupu. Wymagają jednak:
- pełnej ewidencji,
- legalizowanego dystrybutora,
- procedur obiegu dokumentów.
Jak prawidłowo rozliczać paliwo?
Najczęściej stosuje się dwie metody:
1. Od tankowania do tankowania
Prosta, ale niedokładna — nie każde tankowanie jest „pod korek”.
2. Analiza zużycia na podstawie telematyki
Dokładniejsza, ale wymaga skalibrowanych danych.
Normy spalania
Nie powinny pochodzić z instrukcji pojazdu. Muszą być oparte na:
- rzeczywistych wynikach,
- konkretnych trasach,
- typach zestawów,
- sezonowości (zimą spalanie rośnie).
Bilans paliwa
Regularny bilans obejmuje:
- tankowania,
- zużycie,
- stany początkowe i końcowe,
- odchylenia.
Powtarzające się braki lub nadwyżki to sygnał do analizy.
Gdzie najczęściej „uciekają” pieniądze?
Najczęstsze źródła strat:
- tankowanie na przypadkowych stacjach,
- jazda z nadmierną prędkością,
- praca na biegu jałowym,
- nadużycia kart paliwowych,
- brak kontroli nad zbiornikiem firmowym.
Telematyka pozwala wykryć m.in. . tankowania niezgodne z lokalizacją GPS pojazdu.
Zakup paliwa — jak negocjować i gdzie szukać oszczędności?
Duże floty mogą korzystać z przetargów i porównywać oferty operatorów. Warto analizować:
- wysokość rabatów,
- opłaty dodatkowe,
- jakość raportowania,
- warunki zwrotu VAT zagranicznego.
Coraz popularniejsze są kontrakty indeksowane, powiązane z notowaniami rynkowymi — dają przejrzystość i stabilność.
Własny zbiornik paliwa
Opłacalny przy:
- korzystnych cenach hurtowych,
- regularnej rotacji paliwa.
Wymaga jednak spełnienia wymogów środowiskowych i technicznych.
Planowanie tankowań
Tankowanie 300 km wcześniej może dać oszczędność kilkudziesięciu groszy na litrze. Przy zbiorniku 1200 l to realne, stałe oszczędności.
Jak ograniczyć spalanie w praktyce?
Na zużycie paliwa wpływają trzy obszary:
1. Pojazd
- ciśnienie w oponach,
- aerodynamika,
- przeglądy.
2. Trasa
- profil trasy,
- warunki pogodowe,
- planowanie postojów.
3. Kierowca — najważniejszy czynnik
- szkolenia eco-driving,
- analiza raportów telematycznych,
- systemy premiowania oparte na wynikach.
Co daje integracja systemów?
Połączenie danych z:
- TMS,
- telematyki,
- kart paliwowych,
- systemu księgowego,
pozwala uzyskać pełną przejrzystość i automatyzację rozliczeń.
Firmy coraz częściej tworzą dashboardy, które pokazują:
- dzienne i miesięczne zużycie paliwa,
- koszty,
- porównania między zestawami,
- wykrywanie nieprawidłowości.
Krótka procedura dla firm, które chcą uporządkować temat paliwa
- Analiza danych z ostatnich miesięcy.
- Opracowanie polityki tankowań i zasad korzystania z kart.
- Ustalenie realistycznych norm spalania.
- Wdrożenie alertów i kontroli odchyleń.
- Szkolenia kierowców i rozmowy o wynikach.
- Przetarg lub renegocjacja warunków zakupu paliwa.
- Budowa raportów i cyklicznych przeglądów.
- Współpraca działu transportu, rozliczeń i księgowości.
Podsumowanie
Skuteczne zarządzanie paliwem to ciągły proces, który wymaga:
- rzetelnych danych,
- konsekwentnych procedur,
- regularnej analizy,
- odpowiedniego doboru dostawców,
- dbałości o technikę jazdy kierowców.
Dobrze wdrożony system potrafi obniżyć koszty paliwa nawet o kilkanaście procent rocznie, co w branży transportowej często decyduje o konkurencyjności.
Firma MJA posiada ekspertów w tej dziedzinie, którzy już w niejednej firmie zmniejszyli znacząco koszty związane z paliwem, ale również ułożyli całość procesów z tym związanych dlatego zapraszamy do współpracy w temacie optymalizacji kosztów paliwa.